График документооборота

Несмотря на то, что в новой редакции Закона отсутствует требование составлять график документооборота (п.4 ст. 9 закона), главному бухгалтеру следует убедить руководителя сохранить данное приложение к приказу по учетной политике.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения (п.1 ст.10 Закона). К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

Приложением к графику документооборота (или приказу по учетной политике) также может являться Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Приведем примерную форму такого перечня.

Наименование документа	Полномочия	Должность и фамилия	Образец подписи
Платежное поручение	Разрешение на перечисление денежных средств с расчетного счета	Первая подпись - руководитель Первый заместитель Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись подпись подпись
Расходный кассовый ордер	Разрешение на выдачу денежных средств	Первая подпись – руководитель Первый заместитель Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись подпись подпись
Расходный кассовый ордер	Выдача денежных средств	Кассир	подпись
Приходный кассовый ордер	Разрешение на получение денежных средств	Главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись
Авансовый отчет	Утверждение отчета	руководитель	подпись
	Подтверждение целесообразности произведения расходов	Руководители структурных подразделений: Бухгалтерия	подпись подпись
	Проверка отчета и приложение к нему документов	Главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись
Требование-накладная Лимитно-заборная карта	Затребование материальных ценностей	Руководители структурных подразделений: Бухгалтерия	подпись подпись
	Разрешение на отпуск ТМЦ со склада	Начальник ОМТС	подпись
	Отпуск ТМЦ со склада	Кладовщик Вудсворд М.И.	подпись
	Получение ТМЦ	Материально ответственные лица структурных подразделений: Бухгалтерия	подпись подпись
Главный бухгалтер _ /подпись/_

При наличии графика документооборота и перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов в организации решается несколько задач:

лица, составившие и подписавшие документы отвечают за качественное оформление первичных учетных документов и своевременную передачу их бухгалтерию;
в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером (п.12 ст.8 Закона) по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций;
в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п.