Существуют два вида договоров аренды транспортных средств аренда с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации и без такового.
Аренда транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации. Эта разновидность договора аренды транспортных средств еще называется "Договор аренды транспортного средства с экипажем".
По такому договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации. При этом арендодатель обязан:
- поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства (осуществлять текущий и капитальный ремонт, предоставлять необходимые запчасти и т.д.);
- оплачивать услуги членов экипажа и нести расходы на их содержание. Члены экипажа являются работниками арендодателя;
- застраховать транспортное средство и ответственность за ущерб, который может быть им причинен в процессе эксплуатации;
- нести ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортным средством, его оборудованием, устройствами и механизмами.
На арендатора обычно возлагаются расходы на оплату топлива и других материалов, расходуемых при работе транспортного средства. Арендатор может сдать арендуемое транспортное средство в субаренду, заключить с третьим лицом договор перевозки.
Схема бухгалтерских записей по аренде транспортного средства с экипажем
дебет счета 001 «Арендованные основные средства» - автомобиль передан в организацию по договору аренды;
дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты»
кредит счета 76 субсчет «Расчеты с арендодателем» - начислена арендная плата и плата за услуги по управлению автомобилем;
дебет счета 76 субсчет «Расчеты с арендодателем»
кредит счета 68 "Расчеты с бюджетом" субсчет «Расчеты по НДС»
кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию» - начислены налоги на оказанную услуги и на зарплату водителя по договору аренды транспортного средства с экипажем.
дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты»
кредит счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо»
кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 97 «Расходы будущих периодов» - списаны расходы по использованному ГСМ, страхованию, проведенному ремонту
Договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (Договор аренды транспортного средства без экипажа) регулируется статьями 613-620 Гражданского кодекса и должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. По условиям этого договора арендатор в течение всего срока аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта; своими силами осуществлять управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.
Если договором аренды транспортного средства без экипажа не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать арендованное транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа; от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования транспортного средства, указанным в договоре аренды, а если такие цели не установлены, - назначению транспортного средства.
Схема бухгалтерских записей по аренде транспортного средства без экипажа
Дебет счета 97 “Расходы будущих периодов”
Дебет счета 18 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”
Кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” , 76 “расчеты с дебиторами и кредиторами” - предъявлен счет за аренду автомобиля и на сумму налога на добавленную стоимость
Дебет счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 76-3 “Прочие дебиторы и кредиторы”
Кредит счета 51 “Расчетный счет” - проводится оплата аренды автомобиля
Дебет счета 20 “Основное производство”, 26 “Общехозяйственные затраты”, 44 “Расходы на реализацию”
Кредит счета 97“Расходы будущих периодов” - ежемесячно равными долями списывается арендный платеж
Дебет счетов 20 “Основное производство”,26 “Общехозяйственные затраты”, и др.
Кредит счетов 10 “Материалы”, 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” , 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению” ,68 “Расчеты с бюджетом” - отражаются расходы по эксплуатации (расход ГСМ, затраты по текущему и капитальному ремонту, техническому обслуживанию, оплата труда водителей с отчислениями)
Договор использования личного автомобиля в служебных целях
Статьей 106 Трудового кодекса Республики Беларусь определено, что работники, использующие свои транспортные средства для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем. Такая договоренность оформляется договором.
При оформлении такого договора одновременно должно быть соблюдено как минимум три условия:
Сторона договора - работник организации, то есть он работает по трудовому договору, а не по договору подряда, который регулируется ГК. Данный работник может работать по совместительству, поскольку совместитель также оформляется по трудовому договору;
Автомобиль должен принадлежать данному работнику. На практике встречаются случаи, когда автомобиль не находится в собственности гражданина, но у него есть генеральная доверенность. В этом случае автомобиль можно рассматривать как принадлежащий работнику.
Работник использует автомобиль для выполнения своих трудовых обязанностей т. е. он сам в рабочее время находится за рулем указанного автомобиля, а не передает его кому-то.
Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случаях, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.
Пунктом 2 статьи 585 ГК предусмотрено, что арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:
1) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;
2) установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;
3) предоставления арендатором определенных услуг;
4) передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;
5) возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.
Стороны могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды, если иное не установлено законодательством.
Необходимо отметить, что гражданское законодательство никак не ограничивает стороны договора аренды в определении размера арендной платы.
Законодательство предусматривает определенные обязательные правила в этой области, но касаются они лишь случаев сдачи в аренду государственного имущества, как, например, в случае с Положением о порядке определения размеров арендной платы при сдаче в аренду оборудования, транспортных средств, находящихся в государственной собственности, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 23.10.2009 N 518 (вступает в силу с 01.01.2010).
Затраты на ГСМ, израсходованные на автомобиль работника, используемый им в служебных целях в рамках трудового законодательства, если такие затраты в соответствии с условиями договора осуществляются за счет средств организации либо возмещаются работнику, включаются по нормам в состав затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) в качестве расходов на топливо при условии их соответствующего документального подтверждения путевыми листами, чеками на заправку, авансовыми отчетами и т.д.
Следует помнить, что при выплате работнику дохода в виде арендной платы либо компенсации за износ автомобиля, используемого в служебных целях, организация должна удержать из него подоходный налог по ставке 12% (ст. 173 НК). При этом ни сумма арендной платы, ни компенсация не является объектом для начисления обязательных страховых взносов по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения и Белгосстрах.
Расходы на ГСМ, страхование, мойку, автостоянку, ремонт, а также иные аналогичные расходы, если их согласно договору аренды (ссуды) осуществляет арендатор (ссудополучатель), учитываются в том же порядке, что и по собственным автомобилям организации, т.е. включаются в себестоимость товаров (работ, услуг).
Если же расходы по содержанию автомобиля должен осуществлять работник (арендодатель), а организация вопреки условиям договора произвела их за свой счет, то такие расходы являются внереализационными и в налогообложении прибыли не участвуют.
Кроме того, расходы, произведенные организацией в пользу работника, признаются его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом (ст. 157 НК).
Помимо перечисленных "классических" расходов на практике возникают ситуации, когда арендатор вносит улучшения в арендованный автотранспорт, например устанавливает газовое оборудование или сигнализацию. Если такие улучшения не могут быть отделены от автомобиля, то по окончании срока договора аренды (безвозмездного пользования) они передаются арендодателю (ссудодателю), т.е. работнику, которому принадлежит автомобиль. В случае если стоимость улучшений работником не возмещается, они признаются его доходом и являются объектом обложения подоходным налогом с физических лиц (ст. 157 НК). Кроме того, данная передача выступает объектом обложения НДС (ст. 93 НК). При возмещении работником стоимости улучшений налоговой базой НДС является их возмещаемая стоимость, а при безвозмездной передаче - их остаточная стоимость (ст. 97 НК).
