Порядок ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте определяется Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 N 185, вступившим в силу с 20 апреля 2013 г., утверждена Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь (далее - Инструкция N 185).
В 2015 году в связи с изменением законодательства по бухгалтерскому учету курсов иностранных валют в постановление 3 185 внесены изменения постановлением Нацбанка № 94 от 23.02.2015 г. (вступил в действие с 13.03.2015г.).
Юридические лица, подразделения, за исключением юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с данным нормативным актом лимит остатка кассы не устанавливается, могут иметь в своих кассах наличную иностранную валюту на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы.
В п. 7 Инструкции N 185 уточнено, что при установлении юридическому лицу, подразделению, индивидуальному предпринимателю лимита остатка кассы по видам иностранных валют его превышение рассчитывается как сумма всех выявленных превышений лимита остатка кассы.
Вся выручка уполномоченных лиц (за исключением размера потребности в разменной наличной иностранной валюте в случае его установления) сдается в порядке и сроки, установленные юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем. Если юридическое лицо, индивидуальный предприниматель имеет несколько текущих (расчетных) банковских счетов в различных банках, лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки устанавливаются ему одним из обслуживающих банков по выбору субъекта хозяйствования (п. 13 Инструкции N 185). Кроме того, согласно п. 14 Инструкции N 185 он должен в течение 10 рабочих дней направить во все остальные банки, в которых открыты текущие (расчетные) банковские счета, копию заявки, поданной в выбранный им банк.
Все кассовые операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты должны оформляться по формам первичных учетных документов, установленным законодательством.
Прием наличной иностранной валюты юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) должен осуществляться с использованием кассового оборудования, платежных терминалов в соответствии с законодательством. Исключение составляют юридические лица, подразделения и индивидуальные предприниматели, имеющие право не использовать кассовое оборудование: они могут принимать наличную иностранную валюту по приходным кассовым ордерам и (или) другим приходным документам в соответствии с законодательством (п. 18 Инструкции N 185).
Документами, подтверждающими прием наличной иностранной валюты являются:
квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1в согласно приложению 2 к Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 N 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций" (далее - Постановление N 38), хотя п. 19 Инструкции N 185 допускает использование для этих целей и других приходных документов, предусмотренных законодательством.
расходному кассовому ордеру формы КО-2в согласно приложению 4 к Постановлению N 38;
платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
При выдаче наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя за границу следует учитывать следующее.
Согласно п. 28 Инструкции N 185 работник, получивший наличную иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебными командировками за границу, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить в кассу неиспользованную наличную иностранную валюту, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК).
Перечень документов, которые следует прилагать к такому отчету определяется как карт-чеки или их копии, заверенные руководителями юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными), индивидуальным предпринимателем, либо выписки по счету клиента - физического лица и иные документы независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой. К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты также должны прилагаться чеки, подтверждающие совершение валютно-обменных операций.
Кроме того, в п. 30 Инструкции N 185 предусмотрено, что отчет об израсходованных суммах иностранной валюты может быть представлен в бухгалтерскую службу как лично работником, так и с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе или почтой, в том числе заказным письмом (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).
Обратите внимание! Организации предоставлено право выдавать валюту на командировку работнику даже если он не отчитался еще по установленным срокам по предыдущему авансу (прошлой командировке). Однако, эта норма не предусматривает перенос сроков отчета об израсходованных суммах – 15 дней. Следовательно, работник обязан представить отчет если не лично, то в иной форме (по почте, т.п.)
Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций. При этом окончательный расчет по командировке производится как в валюте выданного аванса, так и по решению руководителя организации – в белорусских рублях. Такой порядок может применяться с 13 марта 2015 г., т.к. связан с изменением постановления № 185.
В п. 32 Инструкции N 185 уточнено, что в случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, сумма наличной иностранной валюты, израсходованная на территории Республики Беларусь, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, на дату выдачи аванса
- с применением обменного курса банка Республики Беларусь, где совершена валютно-обменная операция. В то же время сумма наличной иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с использованием обменного курса банка (организации) страны командирования, где совершена валютно-обменная операция;
- при отсутствии подтверждающих документов по курсу обмена – по курсу Нацбанка на дату выдачи аванса.
Сумма иностранной валюты, выданная на расходы по проживанию вне места жительства (суточные), на дату составления отчета об израсходованных суммах не пересчитывается (т.е. применяется курс даты выдачи аванса).
Согласно п. 33 Инструкции N 185, если нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, установленные законодательством, отличаются от валюты страны командирования, аванс работнику, как и ранее, может быть выдан в валюте страны командирования. При этом уточнено, что пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования проводится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату выдачи аванса.
В п. 34 Инструкции N 185, регламентирующем порядок отчета работника в случае выдачи ему аванса в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за границу, также внесены некоторые уточнения.
Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствуют документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, то для пересчета расходов используется официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты. В случае приобретения наличной иностранной валюты, отличной от валюты страны командирования, отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в приведенном выше порядке (п. 32 Инструкции N 185).
Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником в случае выдачи последнему аванса в наличных белорусских рублях проводится по решению нанимателя в иностранной валюте либо белорусских рублях (часть 2 п. 34 Инструкции N 185).
При получении работником наличной иностранной валюты со счета клиента, открытого в белорусских рублях, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, сумма иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в белорусские рубли по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой. При этом окончательный расчет между нанимателем и командированным работником также проводится по решению нанимателя в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Поскольку операции в иностранной наличной валюте на территории Республики Беларусь запрещены, то в постановлении № 185 оговорены некоторые ограничительные меры.
1. Согласно п. 39 Инструкции N 185 не допускаются не только использование корпоративных дебетовых карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек, но и передача другим лицам наличной иностранной валюты, полученной под отчет, в том числе с использованием корпоративных дебетовых карточек.
2. Пунктом 41 Инструкции N 185 определено, что работники юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, получившие наличную иностранную валюту за пределами Республики Беларусь в качестве авансов в счет оплаты по договорам транспортной экспедиции, заключенным между экспедитором и нерезидентом, обязаны представить отчет об израсходованных суммах иностранной валюты и сдать неизрасходованную сумму валюты в кассу юридического лица, индивидуальному предпринимателю в срок, установленный п. 28 данного нормативного акта не позднее 5 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия. Для остальных работников, получивших наличную иностранную валюту за пределами Республики Беларусь в качестве указанных авансов, срок представления отчета - 15 дней.
3. Постановлением N 185 установлено, что организации имеет право не регистрировать приходные и расходные кассовые ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте.
Однако, приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу должны быть заполнены бухгалтером, индивидуальным предпринимателем. При этом, согласно п. 45 Инструкции N 185 необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров до передачи их в кассу в журналах регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 или форме 1-а согласно приложению 2 к данному нормативному акту определяется по решениям руководителя юридического лица (лица, им уполномоченного), индивидуального предпринимателя.
4. Юридические лица согласно п. 46 Инструкции N 185 отражают все поступления и выдачи наличной иностранной валюты в кассовой книге по форме согласно приложению 3 к данному нормативному акту в обязательном порядке. А необходимость ведения кассовой книги подразделениями и индивидуальным предпринимателем определяется соответственно решениями руководителя юридического лица и индивидуального предпринимателя.
Если же такое решение будет принято, то прием и выдача наличной иностранной валюты, в т.ч. индивидуальному предпринимателю, должны оформляться приходными и расходными кассовыми документами в соответствии с п. 48 - 50 Инструкции N 185, в которых установлены требования к ведению кассовой книги.
5. В Инструкции N 185 содержится норма о порядке хранения наличной валюты в кассе. (п. 53 Инструкции № 199). За сохранность наличной иностранной валюты в кассе, а также при доставке ее из банка (в банк) ответственность несут руководители юридических лиц, подразделений, индивидуальные предприниматели.
Вся наличная иностранная валюта юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей должна храниться в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.
6.Не допускается исполнение руководителями, бухгалтерами, работниками юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, пользующимися правом подписи кассовых документов, обязанностей кассира, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить указанные обязанности. При этом, возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников определяется юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем самостоятельно.
7.Инвентаризация кассы. Согласно п. 61 Инструкции N 185 в сроки, установленные руководителями юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличной иностранной валюты, находящейся в кассе, в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180.
