Основными нормативными документами, регулирующими порядок направления работника в служебную командировку за границу, являются Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК) и Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115). Рассмотрим основные документы, составляемые нанимателем и работником.
1. Приказ (распоряжение) о командировании.
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ч. 1 ст. 93 ТК). Данный приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам (ч. 1 п. 2 Инструкции № 115).
Как правило, изданию приказа предшествует документ, обосновывающий необходимость данной служебной командировки (например, служебная записка непосредственного руководителя направляемого работника).
В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) (ч. 2 п. 2 Инструкции № 115). Наниматель осуществляет регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык (п. 3 Инструкции № 115).
Приведенные в предыдущем абзаце требования следует неукоснительно соблюдать, поскольку условия, на которых работник будет пребывать в месте командирования, существенно влияют на размер возмещаемых ему командировочных расходов.
2. Командировочное удостоверение (необязательно).
Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (ч. 2 ст. 93 ТК). Как правило, при направлении в служебную командировку за границу командировочное удостоверение не выдается. В таком случае сведения о прибытии к месту командировки и убытии из нее принимаются из приказа о командировании, проездных документов, счетов о проживании и т.д.
В случае выдачи командировочного удостоверения можно воспользоваться формой, утвержденной для служебных командировок в пределах Республики Беларусь (приложения 1 и 2 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (ред. от 01.07.2014)).
3. Задание на командировку.
Наряду с приказом о командировании в обязательном порядке составляется задание на командировку за границу, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п. 4 Инструкции № 115).
4. Расчет аванса на командировку.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс на осуществление командировочных расходов, к которым относятся расходы:
по проезду к месту служебной командировки и обратно;
по найму жилого помещения;
по проживанию вне места жительства (суточные) (далее - суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (ст. 95 ТК, п. 8 Инструкции № 115).
Сумма аванса рассчитывается на основании норм командировочных расходов за границу, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу», а также с учетом иных предполагаемых расходов, предусмотренных Инструкцией № 115.
Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115).
5-6. Отчет об итогах служебной командировки и авансовый отчет.
По возвращении из служебной командировки работник представляет:
в течение 10 дней со дня прибытия - письменный отчет об итогах служебной командировки по форме, установленной нанимателем (п. 5, 47 Инструкции № 115);
не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия – отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Оплата командировки за границу осуществляется на основании указанного отчета и приложенных подтверждающих документов.
Формы приведенных выше документов разрабатываются в организации самостоятельно, в то же время, для составления некоторых из них можно воспользоваться утвержденными формами:
служебное задание и отчет о результатах служебной командировки – приложения 1 и 2 к постановлению Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26.03.2012 № 3 (в редакции постановления Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 06.05.2017 № 1) «О некоторых мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 23 марта 2012 г. № 254»;
расчет аванса на служебную командировку – приложение 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».
