При определении сроков хранения документов по ценообразованию следует руководствоваться главой 13 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – перечень).
Сроки хранения документов, установленные перечнем, обязательны к исполнению как в государственных, так и в негосударственных организациях независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности, а также видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве. При этом произвольное снижение сроков хранения документов, указанных в перечне, не допускается.
По общему правилу, документы о формировании, согласовании цен и тарифов, надбавок (скидок), к которым относятся проекты, расчеты, обоснования, протоколы согласования, прейскуранты и прочее, должны храниться по месту их формирования 5 лет, в других организациях – 3 года; документы о формировании временных, разовых цен, а именно калькуляции, расчеты, справки, протоколы согласования и прочие, должны храниться 3 года.
Кроме документов по обоснованию цен и тарифов субъекты предпринимательской деятельности должны хранить документы о проведенных у них проверках. Документы о контроле за применением установленного порядка ценообразования, государственной дисциплины цен (решения, обзоры, информации, справки, акты, переписка и др.) должны храниться 5 лет.
Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документы заведены в январе – декабре 2018 г. и закончены делопроизводством в 2018 г., исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января 2019 г.
При соблюдении сроков хранения документов необходимо учитывать нормы ГК, которыми установлено следующее:
- иск об установлении факта ничтожности сделки и о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 10 лет со дня, когда началось ее исполнение (п. 1 ст. 182 ГК);
- иск о признании оспоримой сделки недействительной или о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 3 лет со дня прекращения насилия или угрозы, под влиянием которых была совершена сделка, либо со дня, когда истец узнал или должен был узнать об иных обстоятельствах, являющихся основанием для признания сделки недействительной (п. 2 ст. 182 ГК).
Соответственно, договоры, в которых содержится согласование цены, целесообразно хранить не менее 10 лет со дня, когда началось исполнение сделки.
