С 01.01.2014 вступил в силу новый Закон о бухгалтерском учете и отчетности, в соответствии с которым изменились отдельные требования к первичным учетным документам.
Каждый факт хозяйственной деятельности организации должен быть оформлен первичным учетным документом в силу п. 1 ст. 10 Закона.
Первичный учетный документ подлежит оформлению в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если данное требование выполнить не представляется возможным, документ оформляется сразу же после окончания сделки, события, операции (п. 3 ст. 10 Закона).
По старым правилам первичные учетные документы принимались к учету при условии, что они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае если в альбомах необходимые формы отсутствовали, документы должны были содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.
Теперь обязанность по утверждению форм первичных учетных документов возложена на руководителя организации (п. 4 ст. 10 Закона). Таким образом, с 01.01.2014 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, а вот документы, установленные уполномоченными органами (Минфином и Нацбанком) в соответствии с другими нормативными правовыми актами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для применения.
Разработкой своих форм может заняться должностное лицо организации, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, например главный бухгалтер (именно он представляет документы для утверждения руководителю). Необходимо учитывать, что первичные учетные документы, как и раньше, должны содержать обязательные реквизиты, а именно:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- подписи вышеприведенных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц.
Перечисленные обязательные реквизиты по составу и содержанию тождественны обязательным реквизитам первичного учетного документа (включая документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), которые были предусмотрены старым Законом.
Обратите внимание! Законодательством РБ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов. Организация включает их по необходимости (например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым этим документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетных данных).
В соответствии с п. 7 ст. 10 Закона первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Согласно Закону Республики Беларусь «Об электроном документе и электронной цифровой подписи» электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.
Составлять ли документы на бумажном носителе, или в виде электронного документа, или и в той, и в другой форме, организации решают самостоятельно. С учетом того, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета осуществляет руководитель организации (п.3 ст. 18 Закона), соответствующее решение должен принять руководитель организации.
