Учет расходов по созданию и использованию web-сайта

В современных условиях широкое распространение получило создание собственных страничек организаций в Интернете, так называемых web-страниц, или web-сайтов, состоящих из нескольких страниц.

Подключенные к Интернету организации могут создавать один или несколько web-сайтов, являющихся отображением организации в информационном пространстве сети и представляющих собой сложные комплексные объекты с множественными составными элементами, разнородными по своему правовому статусу.

С помощью web-сайтов организация информирует потенциальных клиентов о своей деятельности, выпускаемой продукции и ценах на нее.

При этом на страницах может содержаться как коммерческая информация, так и информация, направленная на формирование и поддержание имиджа предприятия. Таким образом, организация на своих сайтах может размещать для неограниченного круга лиц любую информацию - как рекламного, так и нерекламного характера.

Разработка web-сайтов обычно производится web-студией или собственными силами организации-пользователя.

Расходы на содержание web-сайтов (исходя из п.5 Инструкции № 25) формируются из следующих составляющих:

оплата услуг хостинга (аналог аренды);
оплата (разовая) услуг по стилю и наполнению сайта (неизменных на протяжении всего существования сайта);
затраты на постоянное обновление информации;
оплата специально написанных программ (в отдельных случаях), например: программа электронного магазина, программа сбора информации о посетителях, статистические программы, динамическое формирование страницы в зависимости от пристрастий посетителей сайта.

По своей сути web-сайт представляет определенную совокупность текстовой, графической, аудио-, видео- и другой информации, отображение которой на компьютере пользователя сети производится при помощи определенных компьютерных программ оператора.

Сайт является объектом интеллектуальной собственности (далее – ОИС), поэтому порядок его учета определяется исходя из прав пользования.

В большинстве случаев web-сайт компьютерной программой не является и затраты по его созданию являются текущими расходами на рекламу.

В бухгалтерском учете web-сайт может учитываться:

в составе нематериальных активов, если организация создает их самостоятельно или приобретает по договору (авторскому, лицензионному) исключительные права на его использование;
в составе расходов будущих периодов как информационные или рекламные расходы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Аналогично на счете 97 «Расходы будущих периодов» могут учитываться приобретенные для использования в управленческих (производственных) целях экземпляры компьютерных программ, неисключительные права на служебные программы (антивирусные и т.п.) и информационно-аналитические (поисковые) программы.

Ниже рассмотрены варианты документального оформления и отражение на счетах бухгалтерского учета web-сайта.

1. Создание web-сайта с привлечением специализированной организации.

Организации, имеющие собственные отделы информационных технологий, могут создать интернет-страницу как силами своих специалистов, так и с привлечением других фирм.

Пример. ООО "Ирика", приобрело в мае 2014 г. компьютерное оборудование для создания рабочего места по работе в Интернете. Для этих целей был выделен сервер.

Одновременно, ООО "Ирика" заключило также договор с фирмой "Схема" на разработку web-сайта (доменного имени).

Общая стоимость услуг по договору составила 4 800 000 тыс.руб (в том числе НДС) и включала:

установку сервера;
монтажные работы;
установку и настройку активного сетевого оборудования (концентратора);
подготовку документации (включая затраты на разработку проектно-сметной документации, описание, спецификация, техническое задание).

Согласно Инструкции № 25 первоначальной стоимостью объекта признается сумма фактических затрат на их приобретение, сооружение, изготовление, доставку, установку и монтаж. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный нормативный срок службы и / или срок полезного использования (у сервера может быть иной срок службы, чем у программного обеспечения), каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

В бухгалтерском учете ООО "Ирика" при учете всех понесенных расходов в должны быть сделаны следующие записи:

Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

К-т 51 "Расчетный счет" – 3 600 000 тыс. руб. - произведена оплата компьютерного оборудования на основании договора купли-продажи, счета поставщика и выписки банка;

Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 3 000 000 тыс. руб. - отражено поступление компьютерного оборудования на основании накладной поставщика;

Д-т 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 600 000 тыс. руб. – на сумму НДС по оборудованию;

Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 1 000 000 тыс. руб. - осуществлены затраты по разработке web-сайта с выделенным сервером специалистами фирмы "Схема" на основании договора и рабочего проекта;

Д-т 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 200 000 тыс. руб. – на сумму НДС;

Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

К-т 51 "Расчетный счет" – 1 200 000 тыс. руб. - произведена оплата стоимости работ, выполненных фирмой "Схема" на основании договора, счета и выписки банка;

Д-т 04 «Нематериальные активы»

К-т 08 "Вложения во внеоборотные активы" – 4 000 000 руб. - принят к бухгалтерскому учету сайт с выделенным сервером на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1) и инвентарной карточки учета объекта основных средств (форма № ОС-6), утвержденных Министерством финансов.

Специалистами фирмы "Схема" срок полезного использования ЛВС определен в пять лет, что подтверждается соответствующим письменным заключением.

2. Создание web-сайта специалистами организации.

Создание сайта – это создание ОИС, права на использование которого защищены Законом об авторских правах. Работник организации, выступающий в качестве разработчика сайта, должен быть поощрен организацией, т.е. эта работа должна быть оформлена отдельным договором и, соответственно, оплачена отдельно.

Результат этой работы будет оприходован в организации как создание нематериального актива.

При оплате авторских произведений бухгалтерия организации-заказчика осуществляет расчёты с автором как с физическим лицом. При этом бухгалтер организации, выплачивающей авторское вознаграждение (гонорар), должен учесть особенности налогообложения авторских произведений. Теоретически оплата труда автора служебного произведения должна состоять из двух частей: оплаты за создание служебного произведения в рамках выполнения всех служебных обязанностей (т.е. заработной платы) и вознаграждения за использование служебного произведения (что, в сущности, является выплатой гражданско - правового характера).

Следует обратить внимание, что заработная плата выплачивается автору лишь за создание служебного произведения, а за каждый вид использования такого произведения выплата вознаграждения не обязательна.

Пример. Сотрудниками отдела информационных технологий фирмы "Влад" разработан сайт.

Правообладателем вышеуказанных пакетов компьютерных программ является фирма "Влад", что подтверждается соответствующими регистрационными документами.

Расчет стоимости создания сайта ООО «Влад»

Дневная заработная плата одного разработчика – 100 000 руб.
Отчисления в ФСЗН – 350 000 руб.
Затрачено рабочих дней на разработку и отладку сайта - 12 дн.
Стоимость использованных материалов (дискет, программного продукта, использованного при создании собственной программы, др.) – 150 000 руб.
Амортизация компьютера – 25 000 руб.
Стоимость сайта - 1 725 000 руб.

Начальник отдела В.А. Смирнов
информационных технологий

Эксперт по информационным системам И.И. Соколов

Бухгалтер Н.М. Сазонова

В бухгалтерском учете фирмы "Влад" были сделаны следующие записи:

Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы"

К-т 02 "Амортизация основных средств"

10 "Материалы"

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - 1 725 000 руб. - учтены затраты по разработке и внедрению программы "Система отображения информации прихода-ухода сотрудников";

Д-т 04 "Нематериальные активы"

К-т 08 "Вложения во внеоборотные активы" - 1 725 000 руб. - отражен ввод сайта в эксплуатацию.

Далее постоянно действующая амортизационная комиссия устанавливает срок полезного использования сайта и комиссией составляется акт ввода объекта.

АКТ

о разработке и внедрении в производственный процесс фирмы "Влад" программы для ЛВС "Система отображения информации прихода-ухода сотрудников"

Комиссией в составе:

Смирнов В.А. - начальник отдела информационных технологий;

Васильев В.В. - заместитель начальника отдела информационных технологий;

Соколов И.И. - эксперт по информационным системам

составлен настоящий Акт о том, что сотрудником отдела информационных технологий Вересаевым А.О. во II квартале 2013 г. был разработан и внедрен в производственный процесс web-сайт ООО «Влад».

За вышеуказанный период программа прошла отладку и всестороннюю проверку на компьютерах фирмы "Влад" и ее филиала.

Срок полезного использования программы составляет пять лет.

Данный Акт является документом, подтверждающим факт завершения работ по созданию программы.

Члены Комиссии: В.А. Смирнов

В.В. Васильев

И.И. Соколов

3. Учет web-сайта и иных программных продуктов как текущих расходов.

Если организация на основе лицензионного соглашения не получила окончательно созданный объект, расходы по его созданию учитываются в бухгалтерском учете на счете 97 «Расходы будущих периодов» в сумме фактических затрат и подлежат списанию в течение срока определенного договором.

Пример. ООО "Ирика" получило уведомление от разработчика УП «Схема», что не создать сайт с требуемыми характеристика в рамках установленной в договоре стоимости не представляется возможным. Руководитель на основании полученного письма принимает решение не продолжать разработку сайта.

В бухгалтерском учете ООО "Ирика" были сделаны следующие записи:

Д-т 97 "Расходы будущих периодов"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 4 000 000 руб. - отражено получение неисключительного права пользования web-сайтом;

Д-т 18 "НДС по приобретенным товарам, работам, услугам"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 800 000 руб. - учтена сумма НДС;

Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

К-т 51 "Расчетный счет" – 4 800 000 руб. – аванс за разработку программного продукта.

Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок:

Д-т 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности»

К-т 97 "Расходы будущих периодов" – 4 000 000 руб.

Рассмотрим также учет расходов по установке и обслуживанию системы "Клиент-банк". Система "Клиент-банк" имеет две основные функции:

1) она дает возможность передавать в банк платежные поручения, а затем получать электронные копии документов об их зачислении;

2) узнавать текущее состояние счетов в режиме реального времени.

Поскольку расходы по установке системы "Клиент-банк" относятся ко всему сроку ее использования, то такие затраты предварительно следует отражать по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов", а затем ежемесячно равными долями списывать их в дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» в течение всего срока использования системы, установленного в договоре с банком.

Пример. Фирма "Влад" заключила договор с банком на использование автоматизированной компьютерно-модемной системы безналичных расчетов "Клиент-банк". Срок использования системы согласно условиям договора - один год.

Стоимость подключения и установки системы "Клиент-банк" (модемный) на один расчетный счет составила 1600 тыс. руб. Ежемесячная абонентская плата - 288 тыс. руб. Стоимость регенерации ключа шифрования и электронной подписи - 250 тыс. руб.

Информационное и консультационное сопровождение системы "Клиент-банк" с выездом специалиста - 640 тыс. руб.

Восстановление работоспособности системы после нарушения работы или разрушения не по вине фирмы-разработчика (заражение компьютерными вирусами, самостоятельная настройка (перенастройка) системы и т.д.) - 1500 тыс. руб.

В бухгалтерском учете фирмы "Влад" сделаны следующие записи:

Д-т 97 "Расходы будущих периодов"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 1600 тыс. руб. - признаны в качестве расходов будущих периодов затраты на установку и подключение системы "Клиент-банк";