Несмотря на то, что в новой редакции Закона отсутствует требование составлять график документооборота (п.4 ст. 9 закона), главному бухгалтеру следует убедить руководителя сохранить данное приложение к приказу по учетной политике.
Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.
Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения (п.1 ст.10 Закона). К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.
Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.
Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.
Приложением к графику документооборота (или приказу по учетной политике) также может являться Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Приведем примерную форму такого перечня.
Наименование |
Полномочия |
Должность и фамилия |
Образец |
Платежное |
Разрешение на пе- |
Первая подпись - руководитель |
подпись |
Расходный |
Разрешение на вы- |
Первая подпись – руководитель Первый заместитель Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера |
подпись |
Выдача денежных |
Кассир |
подпись |
|
Приходный |
Разрешение на по- |
Главный бухгалтер |
подпись |
Авансовый |
Утверждение отчета |
руководитель |
подпись |
Подтверждение це- |
Руководители структурных |
подпись подпись |
|
Проверка отчета и |
Главный бухгалтер |
подпись |
|
Требование- |
Затребование мате- |
Руководители структурных Бухгалтерия |
подпись подпись |
Разрешение на от- |
Начальник ОМТС |
|
|
Отпуск ТМЦ со |
Кладовщик Вудсворд М.И. |
подпись |
|
Получение ТМЦ |
Материально ответственные лица структурных подразделений: |
подпись подпись |
|
Главный бухгалтер _ /подпись/_ |
При наличии графика документооборота и перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов в организации решеается несколько задач:
- лица, составившие и подписавшие документы отвечают за качественное оформление первичных учетных документов и своевременную передачу их бухгалтерию;
- в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером (п.12 ст.8 Закона) по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций;
- в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п