+375 (29) 565-80-10
+375 (44) 765-80-10

Вы здесь

График документооборота

Несмотря на то, что в новой редакции Закона отсутствует требование составлять график документооборота (п.4 ст. 9 закона), главному бухгалтеру следует убедить руководителя сохранить данное приложение к приказу по учетной политике.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения (п.1 ст.10 Закона). К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

 

Приложением к графику документооборота (или приказу по учетной политике) также может являться Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Приведем примерную форму такого перечня.

 

 

Наименование

документа

Полномочия   

Должность и фамилия 

Образец

подписи

Платежное  

поручение  

Разрешение на пе-

речисление денеж-

ных средств с рас-

четного счета    

Первая подпись - руководитель

Первый заместитель

Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера

подпись

подпись

подпись

подпись

Расходный  

кассовый ор-

дер        

Разрешение на вы-

дачу денежных    

средств          

Первая подпись – руководитель

Первый заместитель

Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного  бухгалтера

подпись

подпись

подпись

подпись

Выдача денежных  

средств          

Кассир

подпись

Приходный  

кассовый ор-

дер        

Разрешение на по-

лучение денежных 

средств          

Главный бухгалтер      

Заместитель главного  бухгалтера

подпись

подпись

Авансовый  

отчет      

Утверждение отчета

руководитель            

подпись

Подтверждение це-

лесообразности   

произведения рас-

ходов            

Руководители структурных

подразделений:         

Бухгалтерия

подпись

 

подпись

 

Проверка отчета и

приложение к нему

документов       

Главный бухгалтер      

Заместитель главного бухгалтера

подпись

подпись

Требование-

накладная  



Лимитно-   

заборная   

карта      

Затребование мате-

риальных ценностей

Руководители структурных

подразделений: 

Бухгалтерия

подпись

 

подпись

 

Разрешение на от-

пуск ТМЦ со склада

Начальник ОМТС 



подпись

Отпуск ТМЦ со    

склада           

Кладовщик Вудсворд М.И.

подпись

Получение ТМЦ    

Материально ответственные лица структурных подразделений:         

Бухгалтерия

подпись

 

подпись

 

Главный бухгалтер           _ /подпись/_          

При наличии графика документооборота и перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов в организации решеается несколько задач:

 - лица, составившие и подписавшие документы отвечают за качественное оформление первичных учетных документов и своевременную передачу их бухгалтерию;

-  в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером (п.12 ст.8 Закона) по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций;

- в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п

Наш адрес

ООО Научно-технический центр «Сервис-Люкс»

ул. Смолячкова, 9, офис 432

+375 (17) 396-80-10
+375 (29) 565-80-10
+375 (44) 765-80-10

E-mail: info@service-lux.by
www.service-lux.by