График документооборота

Несмотря на то, что в новой редакции Закона отсутствует требование составлять график документооборота (п.4 ст. 9 закона), главному бухгалтеру следует убедить руководителя сохранить данное приложение к приказу по учетной политике.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения (п.1 ст.10 Закона). К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

 

Приложением к графику документооборота (или приказу по учетной политике) также может являться Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Приведем примерную форму такого перечня.

 

 

Наименование документа	Полномочия	Должность и фамилия	Образец подписи
Платежное   поручение	Разрешение на пе- речисление денеж- ных средств с рас- четного счета	Первая подпись - руководитель Первый заместитель Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись подпись подпись
Расходный   кассовый ор- дер	Разрешение на вы- дачу денежных     средств	Первая подпись – руководитель Первый заместитель Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного  бухгалтера	подпись подпись подпись подпись
	Выдача денежных   средств	Кассир	подпись
Приходный   кассовый ор- дер	Разрешение на по- лучение денежных  средств	Главный бухгалтер       Заместитель главного  бухгалтера	подпись подпись
Авансовый   отчет	Утверждение отчета	руководитель	подпись
	Подтверждение це- лесообразности    произведения рас- ходов	Руководители структурных подразделений:          Бухгалтерия	подпись   подпись
	Проверка отчета и приложение к нему документов	Главный бухгалтер       Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись
Требование- накладная   Лимитно-    заборная    карта	Затребование мате- риальных ценностей	Руководители структурных подразделений:  Бухгалтерия	подпись   подпись
	Разрешение на от- пуск ТМЦ со склада	Начальник ОМТС	подпись
	Отпуск ТМЦ со     склада	Кладовщик Вудсворд М.И.	подпись
	Получение ТМЦ	Материально ответственные лица структурных подразделений:          Бухгалтерия	подпись   подпись
Главный бухгалтер           _ /подпись/_

При наличии графика документооборота и перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов в организации решеается несколько задач:

 - лица, составившие и подписавшие документы отвечают за качественное оформление первичных учетных документов и своевременную передачу их бухгалтерию;

-  в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером (п.12 ст.8 Закона) по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций;

- в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п