Порядок ведения кассовых операций в белорусских рублях

С 1 сентября 2014 года в действие вступило постановление правления Национального банка Республики Беларусь от 31.03.2014 № 199 "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь" (далее Инструкция № 199). В связи с этим в новой редакции изложена Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).

Инструкция № 199 распространяется на:

• юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с установленными требованиями (за исключением кредитных организаций), а также на их структурные подразделения, выделенные на отдельный баланс;
• юридических лиц, перешедших на УСНО;
• физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность, т.е. индивидуальных предпринимателей;
• нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальных конторах, в нотариальных бюро;
• работников нотариальных архивов;
• адвокатов.

При этом с 1.09.2014 г. нотариусы и адвокаты обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций, установленный для индивидуальных предпринимателей. (п.3).

Организации и ИП  самостоятельно, но в законодательно очерченных пределах (п. 12 - 15 Инструкции №199), приказом руководителя (уполномоченного лица) определяют перечень вопросов, который должен применяться при ведении кассовых операций. Основными моментами, которые следует учесть при составлении приказа являются следующие:

1) субъекты хозяйствования самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки. При несовпадении дней работы субъекта хозяйствования и обслуживающего банка либо организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь выручка сдается в первый рабочий день обслуживающего банка, организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, субъекта хозяйствования. В случае, если субъект хозяйствования и обслуживающий банк работают в общеустановленные выходные дни, выручка, поступившая в эти дни в кассу субъекта хозяйствования, сдается в обслуживающий банк при условии, что на эти дни приходится срок сдачи выручки данного субъекта хозяйствования.

Порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены по решению руководителя в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам. При этом, организации сообщают обслуживающему банку (по решению руководителя банка или лица, им уполномоченного) установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров в сроки, определенные договором этого субъекта хозяйствования с обслуживающим банком.

Порядок и сроки сдачи выручки (всей, за исключением размера потребности в разменных наличных деньгах в случае его установления) для уполномоченных лиц (не реже одного раза в 7 календарных дней), при необходимости размер потребности в разменных наличных деньгах устанавливаются самим субъектом хозяйствования и доводятся каждому уполномоченному лицу приказом руководителя. При этом новый порядок не распространяется на юридических лиц, подразделения, получающие наличные деньги в обслуживающем банке и имеющие иные непостоянные поступления наличных денег (не более 5 дней в предыдущем календарном месяце). Данные суммы сдаются ими в банк по истечении сроков на их выплату. Также установлено, что такая категория лиц не определяет порядка и сроков сдачи наличных денег в банк (ч. 4 п. 10, ч. 2 п. 17 Инструкции).

Так, ч. 2 п. 16 Инструкции № 199 установлено, что суммы, поступившие в кассу или полученные в банке на выплату заработной платы, пособий, алиментов и т.д. и не использованные по истечении сроков на их выплату, депонируются и могут находиться у юридических лиц, подразделений, ИП, получающих наличные деньги в обслуживающем банке и имеющих ежедневные либо постоянные поступления наличных денег, до наступления установленных сроков сдачи наличных денег. Ранее эти суммы сдавались в банк сразу по истечении сроков на их выплату (ч. 2 п. 16 Инструкции № 107).

При досрочной сдаче наличных денег исчисление последующего срока сдачи начинается со дня последней сдачи (п. 12 Инструкции № 199).

2) размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на одно рабочее место кассира, уполномоченное лицо; время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки; время сдачи выручки кассирами главному (старшему по должности) кассиру; время начала подготовки выручки для последующей сдачи в банк, организацию Министерства связи и информации Республики Беларусь либо службе инкассации. При этом величины размера потребности в разменных наличных деньгах на одно рабочее место кассира определяется спецификой работы субъекта хозяйствования (розничная торговля, общественное питание, услуги и т.п.) (п.14 Инструкции № 199).

При расчете лимита кассы могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. Здесь следует отметить, что из новой редакции Инструкции исключен термин "выручка". Вместо него используется понятие "наличные деньги, поступившие в кассу".

Глава 4 Инструкции № 199 регулирует порядок расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП. Остановимся кратко на основных моментах, которые следует положить в основу расчетов каждого субъекта хозяйствования наличными деньгами (независимо от наличия у них текущего (расчетного) банковского счета).

Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и ИП на протяжении одного дня (п. 69 Инструкции № 199). При этом количество юридических лиц, их обособленных подразделений, ИП, с которыми юридическое лицо, его обособленное подразделение, ИП проводят расчеты наличными деньгами в общей сумме не более 100 БВ на протяжении одного дня, не ограничивается.

Также определено, что в пределах 100 базовых величин субъекты хозяйствования, осуществляющие выставочную деятельность, принимают от организаций и ИП наличные деньги по каждому платежу не только за оказанные им услуги, но и аренду площадей.

При проведении расчетов наличными деньгами следует различать плательщика и получателя.

Банки выдают наличные деньги на расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП в размере не более 100 БВ в течение одного дня каждому юридическому лицу, обособленному подразделению, ИП, открывшим текущие (расчетные) счета.

Банки выдают наличные деньги (перечисляют денежные средства на карт-счета и иные банковские счета физических лиц) для возмещения расходов физических лиц, проведенных в интересах юридических лиц, их обособленных подразделений, ИП, с которыми указанные физические лица состоят в трудовых отношениях, в размере не более 100 БВ за каждый день расходования. При этом учитываются суммы наличных денег, ранее выданных из касс банков на расчеты наличными деньгами (денежных средств, ранее перечисленных для возмещения указанных расходов на карт-счета и иные банковские счета физических лиц), за день расходования.

Банки выдают наличные деньги (перечисляют денежные средства на карт-счета и иные банковские счета физических лиц) для возмещения расходов физических лиц, проведенных в интересах юридических лиц, их обособленных подразделений, ИП, с которыми указанные физические лица состоят в трудовых отношениях, за предыдущие дни в размере, превышающем 100 БВ в день, но не более предельно допустимого размера расчетов за каждый день расходования.

С 1.09.2014 г. отменено требование целевого расходования возвращенных в кассу наличных денег, ранее полученных в банках по чеку и выданных из касс на командировочные расходы, оплату труда, расчеты, осуществляемые между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП. Так, все возвращенные в кассу наличные деньги, ранее полученные в банке и выданные из касс, используются на текущие операции (ч. 3 п. 6 Инструкции № 199).

3) прием наличных денег субъектами хозяйствования может осуществляться:

• с использованием кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов;
• по приходным кассовым ордерам и (или) другим приходным документам в соответствии с законодательством - субъектами хозяйствования, имеющими право не использовать кассовое оборудование, платежные терминалы.

Условия применения или неприменения кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями регулируются Постановлением Совета Министров Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 N 924/16 "Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр" и Положением о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденным Постановлением N 924/16.

4) порядок оформления кассовых документов.

Основными документами при ведении кассовых операций являются:

• приходные и расходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (п. 49 Инструкции № 199 для юридических лиц и ИП установлено требование определять в письменной форме необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также выбор формы ведения журналов их регистрации);
• кассовая книга (гл.3 Инструкции № 199).

Порядок ведения кассовой книги несколько изменился. Так, кассовая книга не ведется в случае отсутствия поступлений наличных денег в кассу и выдачи наличных денег из кассы организации. При этом необходимость ведения кассовой книги подразделениями, юридическими лицами, применяющими упрощенную систему налогообложения с ведением книги учета доходов и расходов, и ИП должна быть закреплена письменно (п. 50 Инструкции № 199).

Основанием для записей в кассовую книгу являются только приходные и расходные кассовые ордера. Другие документы (корешки чеков из чековых книжек для получения наличных денег, квитанции к объявлению на взнос наличными, препроводительные ведомости, другие документы, применяемые банками для оформления операций приема наличных денег в соответствии с локальными нормативными правовыми актами банков) могут использоваться для этих целей лишь юридическими лицами, применяющими упрощенную систему налогообложения (УСН) и ведущими учет в книге учета доходов и расходов.

В п. 55 Инструкции N 199 уточнено, что кассир после получения выходных форм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку в выходной форме "Вкладной лист кассовой книги";

- книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег (порядок применения и реквизиты (показатели книги) оформляется в соответствии с п.60 Инструкции № 199.

Подтверждением приема наличных денег являются:

• квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, установленному приложением 1 к Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 N 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций" (далее - Постановление N 38);
• другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

В настоящее время при оформлении приема наличных денежных средств субъекты хозяйствования кроме приходного кассового ордера формы КО-1, утвержденного Постановлением N 38, могут использовать квитанции формы КВ-1, талон формы 20-ФС, приходный кассовый ордер формы КО-1, утвержденные Приказом N 311 (изготовленные до вступления в силу Постановления N 38) (далее - старый бланк КО-1), но при условии, что бланки этих документов были приобретены юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями до 19.08.2011 (до момента, с которого вместо электронного банка данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, в который входили формы бланков КВ-1, 20-ФС и старого бланка КО-1, стал применяться новый электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, созданный на основе старого в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 06.07.2011 N 912 "О вопросах создания и ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь" (далее - Постановление N 912)).

Кроме того, Министерство торговли Республики Беларусь Постановлением от 23.08.2011 N 34 утвердил форму квитанции о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов (далее - квитанция), которая включена в Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденный Постановлением N 912).

Квитанция содержит те же реквизиты, что и форма КВ-1. Наименование товаров (работ, услуг), единица измерения, количество, цена за единицу, стоимость, дата приема наличных денежных средств вносятся продавцом (исполнителем) в момент приема наличных денежных средств. Квитанция оформляется в двух экземплярах (первый экземпляр остается у продавца (исполнителя), второй вручается покупателю (заказчику)). В отличие от КВ-1 в квитанции не указываются сведения о покупателе (заказчике). При оплате за товар (работу, услугу) покупатель (заказчик) ни первый, ни второй экземпляр квитанции не подписывает. Последние обстоятельства делают данную квитанцию не пригодной для подтверждения приема денег в случае, когда за них должно отчитаться определенное подотчетное лицо организации. Например, не подойдет такая квитанция для подтверждения оплаты услуг по найму жилья для командированного работника.

Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, ИП, частных нотариусов, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности, обеспечения осуществления частной нотариальной деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по (п. 27 Инструкции N 199):

• расходному кассовому ордеру формы КО-2, установленной Постановлением N 38;
• платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

По общему правилу при выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие (справку, подтверждающую) их личность (п.28 Инструкции № 199).  Однако выдача юридическими лицами, подразделениями, ИП наличных денег своим работникам может производиться по удостоверению, выданному данным юридическим лицом, подразделением, ИП, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, ИП, выдавшего удостоверение.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате юридического лица, подразделения, ИП, частного нотариуса, по общему правилу (п.30 Инструкции № 199) должна производиться по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям).

Если выдача наличных денег производится лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, то может применяться порядок, установленный п.30 Инструкции N 199.

Деньги можно выдавать лицам, имеющим доверенность, оформленную в установленном законодательством порядке. Если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости, а, если она выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится у юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Согласно п. 34 Инструкции N 199 выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, работникам субъектов хозяйствования производится как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных карточек.

Названы сроки, которые определяет руководитель (уполномоченное им лицо), на которые выдаются наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:

• не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;
• не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;
• до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Выдаются таким образом наличные деньги не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, установленного главой 4 Инструкции N 199.

С 1.09.2014 года в отношении кассовых операций по приему и выдаче денежных средств под отчет на предстоящие расходы и расходы, связанные со служебными командировками, внесены следующие изменения:

• конкретизирован перечень документов, подтверждающих расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) (п. 37 Инструкции);
• установлено требование досылки на бумажном носителе отчета об израсходованных суммах при представлении его посредством автоматизированной подсистемы документированного обеспечения. При пересылке отчета почтой датой представления будет являться дата сдачи на почту почтового регистрируемого отправления (ранее этой датой была дата отправления) (ч. 3 п. 35 Инструкции);
• исключена норма, которая определяла, что при использовании корпоративной (личной) карточки исключительно для получения наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, отчет представляется работником не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки. В рассматриваемом случае отчет будет подаваться в общем порядке не позднее 15 рабочих дней;
• допускается перечисление денежных средств на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, для оплаты расходов, связанных со служебными командировками, без представления отчета по ранее перечисленным на этот счет денежным средствам. Ранее это допускалось только в период нахождения работника в одной служебной командировке при условии изначального перечисления ему командировочных на карточку (ч. 2 п. 42 Инструкции);
• при направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается перечисление денежных средств, предназначенных для оплаты в безналичном порядке расходов по проезду к месту командировки и обратно, а также найму жилого помещения, на корпоративную (личную) дебетовую карточку под отчет одного командированного лица. Отчет об израсходованных суммах на указанные цели представляется этим лицом (п. 44 Инструкции).