Вы здесь

Служебная командировка за границу: документальное оформление.

Голосов пока нет

Основными нормативными документами, регулирующими порядок направления работника в служебную командировку за границу, являются Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК) и  Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115). Рассмотрим основные документы, составляемые нанимателем и работником.

1. Приказ (распоряжение) о командировании.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ч. 1 ст. 93 ТК). Данный приказ является основанием  для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам (ч. 1 п. 2 Инструкции № 115).

Как правило, изданию приказа предшествует документ, обосновывающий необходимость данной служебной командировки (например, служебная записка непосредственного руководителя направляемого работника).

В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) (ч. 2 п. 2 Инструкции № 115). Наниматель осуществляет регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык (п. 3 Инструкции № 115).

Приведенные в предыдущем абзаце требования следует неукоснительно соблюдать, поскольку условия, на которых работник будет пребывать в месте командирования, существенно влияют на размер возмещаемых ему командировочных расходов.

2. Командировочное удостоверение (необязательно).

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (ч. 2 ст. 93 ТК). Как правило, при направлении в служебную командировку за границу командировочное удостоверение не выдается. В таком случае сведения о прибытии к месту командировки и убытии из нее принимаются из приказа о командировании, проездных документов, счетов о проживании и т.д.

В случае выдачи командировочного удостоверения можно воспользоваться формой, утвержденной для служебных командировок в пределах Республики Беларусь (приложения 1 и 2 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (ред. от 01.07.2014)).

3. Задание на командировку.

Наряду с приказом о командировании в обязательном порядке составляется задание на командировку за границу, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п. 4 Инструкции № 115).

4. Расчет аванса на командировку.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс на осуществление командировочных расходов, к которым относятся расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

по найму жилого помещения;

по проживанию вне места жительства (суточные) (далее - суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (ст. 95 ТК, п. 8 Инструкции № 115).

Сумма аванса рассчитывается на основании норм командировочных расходов за границу, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу», а также с учетом иных предполагаемых расходов, предусмотренных Инструкцией № 115.

Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115).

5-6. Отчет об итогах служебной командировки и авансовый отчет.

По возвращении из служебной командировки работник представляет:

в течение 10 дней со дня прибытия - письменный отчет об итогах служебной командировки по форме, установленной нанимателем (п. 5, 47 Инструкции № 115);

не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия – отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Оплата командировки за границу осуществляется на основании указанного отчета и приложенных подтверждающих документов.

Формы приведенных выше документов разрабатываются в организации самостоятельно, в то же время, для составления некоторых из них можно воспользоваться утвержденными формами:

служебное задание и отчет о результатах служебной командировки – приложения 1 и 2 к постановлению Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26.03.2012 № 3 (в редакции постановления Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 06.05.2017 № 1) «О некоторых мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 23 марта 2012 г. № 254»;

расчет аванса на служебную командировку – приложение 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».

 

 

Юридический адрес

ООО Научно-технический центр «Сервис-Люкс»

ул. Смолячкова, 9, офис 432

+375 (17) 396-80-10
+375 (29) 565-80-10
+375 (44) 765-80-10

E-mail: info@service-lux.by
www.service-lux.by

Режим работы: ПН-ПТ с 8.00 до 18.00