Вы здесь

Разъясняем вступившие в силу изменения в оформлении командировочных расходов

25.04.2019
Голосов пока нет

23 марта 2019 года вступило в силу Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176.

Положение № 176 определяет порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации работникам, военнослужащим (за исключением военнослужащих, проходящих срочную военную службу), сотрудникам военизированных организаций, имеющим специальные звания (далее, если не указано иное, - командированные работники), при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, а также при направлении за границу на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации). Положение № 176 распространяет свое действие на отношения, возникшие с 23.03.2019 (т.е. в отношении работников, направленных в служебные командировки, начиная с 23.03.2019) (см. разъяснение, размещенное на сайте Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

В этой статье разъясним самые популярные вопросы, касающиеся изменений в командировочных расходах.

Вопрос: какими документами оформляется служебная командировка?

Ответ: При направлении в служебную командировку, а также по возвращении работника из нее отдельные документы составляются в обязательном порядке, а некоторые документы – по усмотрению нанимателя. Перечень документов:

  • Основанием для направления в командировку, выдачи аванса и возмещения командировочных расходов является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя (ч. 1 п. 2 Положения № 176).
  • Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем (ч. 2 ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).
  • В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (ч. 1 п. 2 Положения № 176).
  • Необходимость составления письменного задания на командировку, а также отчета о выполнении указанного задания определяется нанимателем (п. 4 Положения № 176).

Вопрос: обязан ли наниматель ознакомить командированного работника с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления авансового отчета?

Ответ: Обязан, если такое желание выскажет командированный работник.Это следует из нормы, закрепленной ч. 1 п. 7 Положения № 176, и относится как к загранкомандировке, так и к командировке в пределах Республики Беларусь.


Вопрос: существует ли в настоящее время обязанность нанимателя выдать аванс на командировку именно до начала служебной командировки?

Ответ: Нет, такая обязанность отсутствует. Пунктом 5 Положения № 176 предусмотрено, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях. Из этого следует, что обеспечивать командированного работника авансом можно не только до начала командировки. Такое правило, вероятно, обусловлено тем, что при оперативном принятии решений о командировании работников зачастую невозможно выдать аванс непосредственно перед командировкой и денежные средства перечисляются на корпоративную (личную) банковскую карточку в момент, когда сотрудник находится в месте служебной командировки.


Вопрос: в течение какого срока необходимо произвести окончательный расчет с командированным работником?

Ответ: В течение 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса. Указанное правило закреплено в ч. 3 п. 7 Положения № 176 и касается тех случаев, когда образовалась задолженность организации перед командированным работником. Если работник не в полном объеме израсходовал выданный ему аванс, сроки возврата неиспользованного остатка денежных средств совпадают со сроками предоставления авансового отчета (с приложением подтверждающих документов). При этом указанные сроки зависят от способа выдачи аванса:

1) если речь идет о национальной валюте:

  • не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющие отчет в бухгалтерскую службу организации, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия – при получении наличных денежных средств;
  • не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия – в случае получения денежных средств посредством их перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, либо частично наличными деньгами и частично посредством перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка;

2) если речь идет об иностранной валюте – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (вне зависимости от способа получения). Указанные правила определены нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы порядка осуществления кассовых операций:

  • Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107;
  • Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185.
  • Данные нормативные правовые акты действуют до 31.05.2019 включительно.
  • С 01.06.2019 вступает в силу Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117, в соответствии с п. 90 которой установлен единый срок предоставления отчета об израсходованных суммах и возврата неизрасходованной части аванса – 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Вопрос: какие расходы по проезду к месту командировки и обратно подлежат возмещению командированному работнику и на основании каких документов?

Ответ: По общему правилу расходы по проезду к месту командировки и обратно подлежат возмещению на основании проездных документов (билетов) с учетом приведенных ниже особенностей. Порядок возмещения указанных расходов определен главой 2 Положения № 176. В частности, предусмотрены следующие особенности. При командировании в пределах Республики Беларусь возмещаются расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (кроме такси) по фактической стоимости проездных документов (билетов).

При командировании за границу возмещаются:

  • проезд транспортом, которым работник направлен в командировку:
  • должностным лицам, входящим в состав Совета Министров Республики Беларусь, - по любым тарифам (в том числе железнодорожным транспортом - в спальном вагоне, воздушным транспортом - по тарифу бизнес-класса, водным транспортом - в каютах 1-го класса, по иным тарифам повышенной комфортности (далее - тарифы бизнес-класса);
  • иным командированным работникам – по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса. При этом заместителям руководителей республиканских органов государственного управления, руководителям и заместителям руководителей местных исполнительных и распорядительных органов, Уполномоченному по делам религий и национальностей, руководителям важнейших организаций, определяемых Президентом Республики Беларусь (кроме руководителей средств массовой информации и учреждений образования), и руководителям, включенным в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь, расходы по проезду железнодорожным транспортом возмещаются по тарифам проезда в спальном вагоне (предварительного разрешения нанимателя на проезд данной категории работников железнодорожным транспортом в спальном вагоне не требуется).

Нанимателем расходы командированным работникам по проезду железнодорожным, воздушным и водным транспортом при загранкомандировках могут быть возмещены по тарифам бизнес-класса. Помимо указанных выше расходов как при загранкомандировке, так и при командировке в пределах Республики Беларусь возмещаются:

  • расходы по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа по проездному документу (билету) того вида транспорта, которым следует командированный работник;
  • стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета).

Вопрос: подлежат ли возмещению командированному работнику расходы по проезду до (от) вокзала, аэропорта или пристани?

Ответ: Подлежат, но только при командировках за границу и при использовании приведенного ниже транспорта.

Согласно абз. 5 подп. 9.1.2 Положения № 176 при командировках за границу подлежат возмещению расходы по проезду (в том числе трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта.


Вопрос: вправе ли наниматель возместить расходы на такси, аренду автомобиля, произведенные работником в месте служебной командировки?

Ответ: Да, такое право предоставлено нанимателю, но только при командировках за границу и на основании подтверждающих документов.

Указанное право предоставлено нанимателю в соответствии с п. 14 Положения № 176. При этом следует учитывать, что это является лишь правом нанимателя. По общему правилу транспортные расходы, произведенные командированным работником в пределах места командировки, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.


Вопрос: возмещаются ли расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно при отсутствии проездных документов (билетов)?

Ответ: Да, возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону, но при соблюдении условий, приведенных ниже.

Данное правило установлено п. 13 Положения № 176. При этом следует учитывать, что такое возмещение не производится в случаях:

  • если приобретение проездных документов (билетов) осуществляется за счет средств принимающей стороны, а также если командированному работнику предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда;
  • командирования водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки.

Вопрос: возмещаются ли командировочные расходы в случае нахождения командированного работника в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими?

Ответ: возмещение расходов осуществляется в следующем порядке:

  • расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях;
  •  расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются (ч. 3 п. 5 Положения № 176).

Вопрос: необходимо ли командированному работнику предоставлять подтверждающие документы для возмещения расходов по найму жилого помещения?

Ответ: По общему правилу такая необходимость отсутствует, поскольку возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размере установленного норматива. Но в отдельных случаях размер возмещения может быть увеличен на основании подтверждающих документов. Порядок возмещения указанных расходов определен главой 3 Положения № 176. По общему правилу как для командировок в пределах Республики Беларусь, так и за границу указанные расходы возмещаются без предоставления подтверждающих документов в размерах:

  • согласно приложению 1 к Положению № 176 – для командировок в пределах Республики Беларусь;
  • согласно приложению 2 к Положению № 176 – для командировок за границу.

В то же время необходимо учитывать следующие исключения:

1) для командировок в пределах Республики Беларусь:

  • если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, возмещение данных расходов производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания, если иное не предусмотрено настоящим Положением;
  • лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь и должности руководящих работников государственных органов и иных организаций, включенные в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь, возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется по фактическим расходам, в том числе за проживание в номерах с количеством мест для проживания два и более или высшей категории, на основании подтверждающих документов.

2) для командировок за границу:

  • лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь, возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов. В случае непредставления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения за границей возмещаются в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, увеличенных на 50 %;
  • должностным лицам, указанным в пунктах 1 и 2 приложения 3 к Положению № 176, возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, увеличенных на 50 %;
  • должностным лицам, указанным в пункте 3 приложения 3 к Положению № 176, возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, увеличенных на 50 %, на основании подтверждающих документов. В случае непредставления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения за границей возмещаются в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176;
  • если работник, направленный в командировку для участия в международном мероприятии, проводимом на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), самостоятельно оплачивает расходы по участию в таком мероприятии, то произведенные расходы ему возмещаются на основании подтверждающих документов независимо от размеров возмещения расходов по найму жилого помещения, установленных в приложении 2 к Положению № 176;
  • если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление их участникам жилого помещения, стоимость которого превышает установленный в приложении 2 к Положению № 176 размер возмещения расходов по найму жилого помещения, учитываются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов.

При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.


Вопрос: за какое количество суток возмещаются расходы по найму жилого помещения без предоставления подтверждающих документов?

Ответ: За количество суток, равное количеству календарных дней, в течение которых работник находился в месте служебной командировки (за исключением однодневной командировки в пределах Республики Беларусь) – с даты прибытия по дату выбытия.

Согласно п. 15 Положения № 176 возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1, без представления подтверждающих документов.

Согласно п. 15 Положения № 176 возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.


Вопрос: оплачиваются ли расходы по найму жилого помещения при однодневных командировках?

Ответ: Оплачиваются только при командировках за границу. При однодневных командировках в пределах Республики Беларусь возмещение расходов по найму жилого помещения не производится. Это правило предусмотрено ч. 6 п. 15 Положения № 176. Для загранкомандировок такое ограничение не предусмотрено, следовательно, применяются общие подходы по возмещению расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов (оплачиваются 1 сутки).


Вопрос: каковы размеры суточных при командировках в пределах Республики Беларусь?

Ответ: 9 руб. в сутки как при однодневных, так и многодневных командировках. Указанный размер приведен в приложении 1 к Постановлению № 176. Суточные подлежат возмещению за все дни служебной командировки, включая время нахождения в пути (п. 20 Положения № 176). При направлении работника в командировку в пределах Республики Беларусь на один день возмещение суточных составляет 100 % от размеров, предусмотренных приложением 1 к Постановлению № 176 (п. 21 Положения № 176).


Вопрос: каковы размеры суточных при командировках за границу?

Ответ: Размер суточных зависит от страны командирования. Конкретные размеры приведены в приложении 2 к Постановлению № 176. Данные правила определены п. 20 Положения № 176. При этом следует учитывать следующие особенности, предусмотренные п. 23 Положения № 176:

  • днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам (билетам). При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки;
  • для работников, направленных в командировку автомобильным транспортом, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь (далее – граница Республики Беларусь). День пересечения границ государств, в том числе границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь;
  • за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда (выбытия) из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176.

Вопрос: в каких случаях суточные не выплачиваются?

Ответ: В случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки. Данное правило установлено п. 20 Положения № 176 и распространяется на место служебной командировки. За время нахождения в пути суточные выплачиваются.  


Вопрос: возмещаются ли командированному работнику иные расходы помимо суточных, расходов по найму жилого помещения и расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно?

Ответ:  Да, возмещаются с учетом нижеследующего.

Данные расходы приведены в главе 5 Положения № 176, в частности к ним относятся расходы по:

  • оформлению и выдаче виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
  • уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;
  • страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
  • страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;
  • аренде автомобиля;
  • приобретению горюче-смазочных материалов;
  • оплате стоянки;
  • оплате проезда по платным дорогам (туннелям, мостам);
  • уплате таможенных сборов и пошлин;
  • вынужденному мелкому ремонту;
  • мойке транспортного средства;
  • оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств, в рамках ветеринарного, фитосанитарного, санитарно-эпидемиологического и прочих видов контроля;
  • оплате услуг по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал);
  • оплате услуг электросвязи;
  • уплате экологических налогов и сборов;
  • эвакуации и буксировке транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей.

Указанные расходы возмещаются при обязательном предоставлении подтверждающих документов. Размер таких расходов определяет наниматель (ч. 2 п. 5 Положения № 176).


Вопрос: имеются ли особенности в возмещении командировочных расходов водителям-международникам?

Ответ:  Да, особенности возмещения командировочных расходов водителям-международникам определены главой 7 Положения № 176. В частности, в отношении данной категории работников введено понятие «общая выплата». Указанная выплата объединяет возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных, а конкретный ее размер и порядок расчета определяется нанимателем следующим образом:

  • за время нахождения в пределах Республики Беларусь - не более пятикратного размера, но не менее однократного размера суточных, установленного в приложении 1 к Положению № 176;
  • за время нахождения за границей - до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

При наличии соответствующих подтверждающих документов размер данных выплат может превышать установленные нанимателем лимиты в следующих случаях:

  • если расходы по найму жилого помещения за границей превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, командированному водителю нанимателем возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, и суточные в размерах, установленных для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176;
  • если расходы по найму жилого помещения в пределах Республики Беларусь превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, командированному водителю нанимателем возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размерах, установленных в ч. 2 п. 15 Положения № 176, и суточные в размере, установленном в приложении 1 к Положению № 176.

Командированному водителю-международнику помимо общей выплаты на основании подтверждающих документов возмещаются следующие расходы по:

  • оформлению и выдаче виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
  • страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
  • страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;
  • приобретению горюче-смазочных материалов и иных технических жидкостей (средств);
  • приобретению приборов учета и оплаты дорожных сборов;
  • оплате услуг по ремонту и замене приборов;
  • вынужденному ремонту и техническому обслуживанию транспортного средства, включая стоимость материалов и запасных частей;
  • мойке транспортных средств;
  • конвоированию грузов, находящихся под таможенным контролем;
  • взвешиванию транспортных средств;
  • услуг логистических центров по погрузке и (или) разгрузке, хранению груза;
  • услуг электросвязи, включая услуги по предоставлению доступа в глобальную компьютерную сеть Интернет, почтовой связи, факсимильной связи;
  • услуг по ксерокопированию и сканированию документов;
  • расходы, связанные с транспортировкой автомобильных транспортных средств на паромах и железнодорожных платформах;
  • расходы, предусмотренные в пункте 25 Положения № 176;
  • другие расходы, произведенные в командировке с разрешения или ведома нанимателя.

Юридический адрес

ООО Научно-технический центр «Сервис-Люкс»

ул. Смолячкова, 9, офис 432

+375 (17) 396-80-10
+375 (29) 565-80-10
+375 (44) 765-80-10

E-mail: info@service-lux.by
www.service-lux.by

Режим работы: ПН-ПТ с 8.00 до 18.00